Segundo Conway (1990), a preservação arquivística abrange o planejamento e implementação de políticas, procedimentos e processos que juntos previnem a deterioração dos acervos.

O Projeto InterPARES (2012) compreende a preservação como sendo um conjunto de princípios, políticas e estratégias que orienta as atividades projetadas para assegura a estabilidade física e tecnológica e a proteção do conteúdo intelectual dos materiais.

Recomenda-se, segundo orientações do Conarq (2005), o monitoramento dos níveis de luminosidade, em especial das radiações ultravioletas em espaços de armazenamento, compreendendo que essas medidas podem favorecer o aumento da vida útil dos suportes documentais.

Segundo o Conarq (2005), recomenda-se o armazenamento de todos os documentos em condições ambientais que assegurem a sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido, com temperatura e umidade relativa do ar adequadas a cada formato documental.

De acordo com o Conarq (2005), é recomendada a reavaliação da utilidade de condicionadores mecânicos quando os equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupção.