A classificação da espécie é determinada de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento.

A classificação da tipologia documental informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica ou não a administração quando ele é divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo diz-se que o documento é “ostensivo” e, quando prejudica alguém, ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso.

A classificação da natureza do assunto é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: a Ata, o Contrato, o Decreto, o Ofício, a Certidão etc.

A classificação do formato é a definição a partir da disposição e da natureza das informações. São exemplos: a Ata, o Contrato, o Decreto, o Ofício e a Certidão.

A classificação da forma refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original.