A prefeitura de determinada localidade implantou um sistema informatizado de controle de correspondências oficiais vi sando tornar mais eficiente o processo de recebimento, distribuição, reprodução e arquivamento de documentos entre os diversos setores administrativos. Um dos servidores, responsável pelo protocolo, identificou que frequentemente documentos importantes estavam sendo entregues com atraso ao setor de destino, comprometendo, assim, o cumprimento de prazos legais e administrativos. Ao revisar os procedimentos adotados, constatou-se que: 

• Os documentos físicos recebidos não estavam sendo registrados imediatamente no sistema de protocolo;
• A triagem para distribuição era feita sem critério cronológico; e
• Havia falhas na reprodução e arquivamento das vias destinadas aos setores competentes. 

Com base na situação apresentada e nos princípios da gestão arquivística na administração pública, assinale a ação adequada para resolver o problema de controle e distribuição de correspondências no âmbito da prefeitura.