O uso da folha de pagamento é obrigatório para o empregador, conforme preceitua a Lei nº 8.212/91, art 32, inciso 1, da Consolidação da Legislação Previdenciária - CLP. Ela pode ser feita à mão (manuscrita), ou por meio de processos mecânicos ou eletrônicos. Nela são registrados mensalmente todos os proventos e descontos dos empregados. Deve ficar à disposição da fiscalização, da auditoria interna e externa e estar sempre pronta para oferecer informações necessárias à continuidade da empresa. A folha de pagamento se divide em duas partes distintas: proventos e descontos.

A parte dos proventos engloba: