Tendo em vista uma melhor gestão do sistema de arquivos de uma determinada organização, seja ela pública ou privada, é muito importante que os diversos documentos que são gerados pelas rotinas administrativas, produtivas ou comerciais, sejam catalogados e direcionados de acordo com o seu nível de utilização. O tipo de arquivo direcionado à guarda de documentos de uso frequente e contínuo, que deve ser permanentemente atualizado, é conhecido como: