Gláucia, chefe do setor de arquivos de uma determinada Prefeitura, recebeu um arquivo da Secretaria de Educação contendo dados sobre o ano letivo atual. Ao classificá-lo para guardar, Gláucia observou que tinha outros arquivos também sobre o ano letivo, mas produzidos pela Secretaria de Abastecimento sobre as merendas escolares, pela Secretaria de Obras sobre as reformas das unidades de ensino e pela Controladoria do Município sobre os gastos com a educação municipal. Gláucia, então, teve o cuidado de tomar algumas precauções a fim de evitar que o arquivo se misturasse aos arquivos produzidos por estas outras Secretarias. Ao agir assim, de acordo com Dicionário de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, Gláucia atendeu ao: