A data é um elemento de descrição obrigatório. Em âmbito nacional, a obrigatoriedade recai sobre a(s) data(s) do desenvolvimento da descrição; portanto, objetiva informar a(s) data(s) de produção do instrumento de pesquisa.

Na área de identificação, o código de referência tem como objetivo identificar a unidade de descrição. E é regra registrar obrigatoriamente o código do país (BR), o código da entidade custodiadora e o código específico da unidade de descrição.

O nível de descrição é elemento obrigatório, objetiva determinar o espaço ocupado pelos documentos e identificar em unidade convencional de medida as estantes utilizadas pela unidade arquivística.

Na área de conteúdo e estrutura, o objetivo das condições de acesso é fornecer informação sobre a eliminação de documentos ocorridas em função da Tabela de Temporalidade.

Na área de identificação, o(s) nome(s) do(s) produtor(es) é um elemento opcional, conforme dispõe o Decreto n° 4.553, de 27/dez/2002, a respeito da salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da sociedade e do Estado, no âmbito da República Federativa do Brasil.