Antes de arquivar os documentos, os funcionários devem obedecer as seguintes etapas: inspeção, leitura, seleção, hora e data, registro, classificação e ordenação.

Várias são as funções do arquivo, dentre elas a de avaliar e selecionar os documentos tendo em vista a sua preservação ou eliminação.

Conforme a circulação, os documentos podem ser classificados em: ativo, semiativo, inativo e morto.

Quanto ao gênero, os documentos podem ser: textual, cartográfico, iconográfico, filmográfico, sonoro, micrográfico e infomático.

Quanto a natureza, os arquivos podem ser: especial, especializado, ostentado e sigiloso.