Tabela de equivalência é um instrumento de controle ou gestão de depósito destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos depósitos.

Guia refere-se ao instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

Repertório consiste no instrumento de pesquisa no qual são descritos pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos.

Inventário é o instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos, ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

Inventário topográfico é definido como o instrumento de gestão de documentos que estabelece uma correspondência entre notações diferentes.