A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e em atendimento aos interesses dos órgãos ou gestores públicos. Sendo assim, os assuntos dos expedientes oficiais não devem ser tratados de outra forma que não a estritamente pessoal.

Na correspondência oficial, quando encaminhada para autoridades de hierarquia superior a do remetente, inclusive o Presidente da República e Governador de Estado, o fecho que deve ser utilizado é “Respeitosamente”.

Embora largamente utilizado, como gênero textual, o e-mail, não pode ser considerado um documento oficial. Isso porque, inexiste no setor público, mecanismo que comprove a sua autenticidade.

Nas redações oficiais, emprega-se o negrito e/ ou sublinho para palavras e expressões em latim ou em outras línguas estrangeiras não incorporadas ao uso comum na língua portuguesa ou não aportuguesadas.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade, portanto não há necessidade de iniciar o texto de um e-mail com uma saudação como nos demais documentos oficiais, mesmo que que seja endereçado para outras instituições ou receptores desconhecidos.