A Declaração de Óbito é impressa em papel especial carbonado, em três vias e, antes de ser preenchida, o conjunto deverá ser destacado do bloco;

O preenchimento deve ser feito à máquina ou em letra de fôrma com caneta esferográfica;

Devem ser evitadas, sempre que possível, emendas ou rasuras. Caso isto ocorra, deve-se colocar as correções nas linhas de observações no campo final do papel;

Evitar deixar campos em branco, colocando o código correspondente a Ignorado, ou um traço (- ), quando não se conhecer a informação solicitada ou não se aplicar ao item correspondente;

A primeira linha, que serve de título ao documento, tem um número já impresso, que se destina a identificar o evento, servindo como número de controle para o sistema.