Entende-se por acervo todo e qualquer documento de uma instituição pública.

Data de acumulação é o elemento de identificação cronológica que leva em consideração variantes da história de formação do acervo como herança de fundos, sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação.

Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza dos suportes.

Autor é a designação genérica para quem cria um documento.