O preenchimento do cartão de firmas deve ser feito presencialmente ou por videoconferência via e-notariado, perante o Tabelião de Notas ou do escrevente que deve conferi-lo e visá-lo.

A ficha-padrão destinada ao reconhecimento de firmas conterá os seguintes elementos: a) nome do depositante, endereço, profissão, nacionalidade, estado civil, filiação e data do nascimento; b) indicação do número de inscrição no CPF, quando for o caso, e do registro de identidade, ou documento equivalente, com o respectivo número, data de emissão e repartição expedidora; c) data do depósito da firma; d) assinatura do depositante, aposta 2 (duas) vezes; e) rubrica e identificação do Tabelião de Notas ou escrevente que verificou a regularidade do preenchimento; f) no caso de depositante cego ou portador de visão subnormal, e do semialfabetizado, o Tabelião de Notas preencherá a ficha e consignará esta circunstância.

É obrigatória a apresentação do original de documento de identificação (Registro Geral; Carteira Nacional de Habilitação, modelo atual, instituído pela Lei n^o 9.503/97; carteira de exercício profissional expedida pelos entes criados por Lei Federal, nos termos da Lei n^o 6.206/75; passaporte, que, na hipótese de estrangeiro, independentemente de estar com o prazo do visto expirado; Carteira de Trabalho e Previdência Social, modelo atual, informatizado, e carteira de identificação funcional dos Magistrados, membros do Ministério Público e da Defensoria Pública) para abertura da ficha-padrão.

O Tabelião de Notas está autorizado a extrair, sem ser às expensas dos interessados, cópia reprográfica do documento de identidade apresentado para preenchimento da ficha-padrão, dispensando o arquivamento com a ficha-padrão.