Ambos os formulários são documentos controlados pelo Ministério da Saúde, possuem três vias autocopiadas e com numeração sequencial única.

A DNV deve ser emitida para todo nascido vivo, independente da idade gestacional e do peso ao nascer, mesmo se o nascimento ocorrer em serviços de saúde públicos ou privados, com ou sem assistência médica.

Para ambos os formulários, a primeira via deverá ser enviada à Secretaria Municipal de Saúde, para fins de registro nos sistemas de informação em saúde, a segunda via será entregue aos familiares do falecido ou do recém-nascido, para fins de registro em cartório e a terceira via ficará arquivada no prontuário do falecido ou do recém-nascido.

A DNV pode ser preenchida tanto pelo profissional médico como por outro profissional que prestar assistência ao parto/nascimento, bem como por parteiras tradicionais, desde que treinadas e capacitadas para tal função.

A DO só pode ser preenchida por profissional médico, independente do tipo de morte e do local onde o óbito ocorrer.