os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público fora do âmbito federal, estadual e municipal, ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades são considerados documentos privados.

os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, se considerados fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional, podendo ser alienados, dispersos, ou transferidos para o exterior.

compete ao ministério público a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo poder executivo federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

são arquivos federais: o Arquivo Nacional, os do poder executivo, os arquivos do poder legislativo, do poder judiciário, sendo considerados, também, do poder executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

o acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social e aos registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos após a vigência do Código Civil podem ser franqueados sem a autorização de seu proprietário ou possuidor.