Elencar a responsabilidade de um servidor na execução das operações de arquivos; analisar as necessidades de localização acessível e com capacidade de expansão; e se o arquivo deve ficar no andar térreo devido ao volume.

Identificar as atribuições e atividades da Instituição e da área em que se trabalha; relacionar e organizar o que se levantou; e identificar os tipos de documentos que têm origem no cumprimento das atividades identificadas.

Posicionar o arquivo na estrutura da instituição; subordinar o arquivo preferencialmente a um órgão operacional; viabilizar o acesso de todos os setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade; e facilitar a comunicação.