O arquivamento de documentos e a escrituração escolar são de responsabilidade do(a) Secretário(a) da unidade escolar, cabendo a superintendência à Direção. Alguns princípios como objetividade, simplicidade, autenticidade e racionalidade devem ser observados no ato da efetivação do registro.

A escrituração escolar é o registro sistemático de todos os fatos relativos às instituições de ensino e tem por finalidade assegurar, a qualquer tempo, a autenticidade da vida escolar do aluno e do funcionamento da instituição.

O setor responsável pela escrituração escolar é a direção da escola, a quem cabe registrar as ocorrências de acordo com a ordem e sequência dos acontecimentos.

Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e assinatura(s) do(s) responsável(is) pelo registro. Os documentos expedidos pela unidade escolar serão, obrigatoriamente, assinados pelo Diretor e pelo(a) Secretário(a), corresponsáveis pela verdade do registro.