O registro das correspondências deve conter informações que permitam sua identificação, tramitação e acompanhamento.

O controle das correspondências deve ser realizado pela ordenação dos documentos conforme o tipo de envelope e a ordem de chegada ao setor.

A eficiência no tratamento das correspondências decorre do encaminhamento imediato ao destinatário, seguido de registro sintético do conteúdo da correspondência para controle interno.

O registro das correspondências prioriza a numeração sequencial dos documentos e a definição posterior do assunto no momento do arquivamento.