Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a quem se refere o documento), local, número, data e assunto.

Algumas das vantagens do método alfabético são a rapidez, a facilidade e o baixo custo.

O método alfanumérico pertence ao sistema indireto, aquele em que, para se localizar um documento, é preciso consultar um índice.

De acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em ordem alfabética, geográfica, numérica e de assunto.