Os convites são instrumentos de comunicação e devem conter os elementos essenciais: quem convida, a finalidade do convite, local, data, hora, e, se for o caso, pedir confirmação e indicar o traje. É aconselhável usar somente expressões na língua portuguesa. Entretanto, há alguns que ainda usam termos estrangeiros como por exemplo, R.S.V.P que traduzido, quer dizer:

Segundo Decreto Federal e Ordem geral de Precedência, há normas específicas, estabelecidas para chamar as autoridades a comporem a mesa de honra de uma solenidade, bem como regulamenta a quem primeiro deve dar início as falas na tribuna. Assim, a primeira autoridade a ser anunciada a ocupar a mesa de honra e, a primeira autoridade a dar início à fala na tribuna, são respectivamente,

A quebra de protocolo é o rompimento à pauta pré-estabelecida pelo cerimonial. Todo cuidado se deve ter quanto à quebra de protocolo nos momentos de pronunciamentos, pois somente o presidente da solenidade poderá fazê-lo; e como autoridade máxima presente à mesa,

A realização de um evento é composta por três momentos: pré-evento, trans-evento e pós-evento. Para a etapa do pré-evento são elencados e detalhados itens como, o nome do evento, data, local, horário, início, termino, dentre outros itens que juntos comporão a base para o êxito do evento, acompanhados de ações práticas, típicas dessa fase inicial, como

Providência que os organizadores de eventos têm em mãos para lembrar e executar todos os compromissos, para a perfeita realização do evento. Na reunião de planejamento, o chefe do cerimonial deve ter em mente que, com ela, é possível identificar cada atividade a ser feita e delegar atribuições. Tal providencia chama-se:

Da representação de autoridades, segundo Decreto Federal, quando o presidente da República se fizer representar em solenidade ou cerimônias, que estejam presentes os demais Poderes, o lugar que compete a seu representante à mesa de honra de número ímpar, é

Profissional considerado o cartão de visita do evento que tem a função de receber, encaminhar, orientar; sendo essencial ao evento, principalmente se este for de médio a grande porte.

Precedência é a “Ordem pela qual é estabelecida uma estrutura hierárquica de instituições, dirigentes, bandeiras, para que haja disciplina”. Segundo Decreto Federal, a ordem de precedência nos Estados ocorre na seguinte ordem:

Quando alguma autoridade integrante da mesa de honra chega atrasada para solenidade, recomenda-se ao cerimonial que:

Das Normas do Cerimonial Público. Art.6, da precedência nos Estados, Distritos Federal e Territórios, o Governador presidirá as solenidades a que comparecer, salvo as dos