Chegada a hora de realizar um evento, ocorrem a montagem e a sua operacionalização. É nesta fase em que se efetua o atendimento ao público-alvo, aos fornecedores e aos profissionais envolvidos. A respeito de algumas das tarefas que são imprescindíveis quando tratamos da organização dos espaços a serem ocupados no evento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) Decorar o ambiente e checar recursos de iluminação e climatização.

( ) Organizar o local do receptivo e sinalizar acessos.

( ) Monitorar a expedição dos convites e conferir protocolos de entrega.

( ) Organizar os press kits que serão entregues aos profissionais credenciados na sala reservada à imprensa ou em estrutura móvel.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

Nas primeiras etapas do planejamento de um evento é necessário elaborar um estudo de viabilidade. Detalham-se estruturas, necessidades de pessoal, fontes de financiamento, equipamentos, entre outros. Alguns eventos podem requerer a captação de recursos externos, mas para eventos cotidianos a estrutura e os recursos internos às organizações poderão ser suficientes. Neste último, é preciso tomar algumas providências junto a outros departamentos ou setores. Analise as afirmativas abaixo.

I. Verificar espaços, equipamentos, móveis e serviços disponíveis no local.

II. Formalizar os pedidos às áreas responsáveis com a antecedência exigida por elas.

III. Detalhar a data, o local da entrega e da retirada, e a necessidade de apoio técnico durante a realização do evento.

IV. Solicitar a contratação de fornecedores.

Estão corretas as afirmativas:

As informações geradas no âmbito das organizações, quando devem ser tornadas públicas, precisam ser organizadas, classificadas e direcionadas de forma profissional. Nas câmaras municipais podemos encontrar, por exemplo, uma Chefia de Comunicação ou uma Diretoria responsável pela divulgação. Na Câmara dos Deputados temos a Secretaria de Comunicação Social. Dentre as competências descritas abaixo, assinale a alternativa que não corresponde ao setor de comunicação em geral.

A Etiqueta é o modo mais formal de comportamento a ser observado principalmente em atos públicos, valorizando assim os gestos e ações. São regras de comportamento elaboradas para nos auxiliar no bom proceder e que devem ser aplicadas em todos os tipos de evento. Não há como dissociar o Cerimonial da Etiqueta (GOMES, 2007). Analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F).

( ) A pessoa responsável pela aplicação das regras de etiqueta é o coordenador do evento.

( ) Caso uma autoridade da alta hierarquia se atrase, não é aconselhável ferir a precedência. Recomenda-se reservar uma cadeira próxima à mesa e quando ela chegar, solicitar gentilmente aos demais membros que abram um espaço para recebê-la.

( ) A etiqueta aborda aspectos como vestuário, alimentação, como convidar e ser convidado, e da comunicação pelo uso da linguagem escrita, oral, gestual.

( ) Não há, ainda, uma norma universal que estabeleça e defina o cerimonial especificamente voltado para as esferas legislativas.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

A realização de um evento poderá exigir a disposição de móveis e pessoas numa sala. Para escolher a melhor arrumação dos móveis deve-se considerar o perfil e as características do evento, o seu objetivo e o número de participantes. Uma disposição muito utilizada para reuniões é conhecida como mesa em “U”. Assinale a alternativa incorreta quanto a sua finalidade e/ou características.

A divulgação de informações da administração pública é regida pelo Decreto Nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Além de estabelecer que é dever dos órgãos públicos promover a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral que sejam por eles produzidas, devem seguir o padrão estabelecido pela Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República. Assinale a alternativa que descreve corretamente as informações que deverão constar obrigatoriamente nos sítios na internet dos órgãos públicos.

A finalidade da área de relações públicas é gerenciar a comunicação das organizações com o seu universo de públicos. Na prática, há dois tipos básicos de comunicação no âmbito das organizações: a dirigida e a massiva. Assinale a alternativa que apresenta corretamente as quatro formas de transmissão na comunicação dirigida.

Pode-se entender a “comunicação” como o processo de transferência de uma mensagem (informação selecionada), de uma fonte emissora (da informação) a uma fonte receptora (destinatário da informação). Contudo, para que a mensagem tenha significado para o receptor é preciso que seu repertório tenha algo em comum com o repertório do emissor. Considerando as afirmações acima, assinale a alternativa que apresenta corretamente todos os elementos necessários na comunicação.

Segundo Margarida Kunsch (2003, p. 69), quando se fala em comunicação nas organizações, o primeiro aspecto a ser considerado é que “o sistema comunicacional é fundamental para o processamento das funções administrativas internas e do relacionamento das organizações com o meio externo”. A autora ressalta que “a interdependência das organizações em si as leva ao relacionamento e à integração com as demais e de cada uma em si com seu mundo interno e externo” (KUNSCH, 2003, p.70). Tendo estas afirmações em mente, analise as afirmativas abaixo.

I. Um processo comunicacional interno em sintonia com o sistema social mais amplo, não influencia no surgimento de mecanismos que podem gerar um crescimento organizacional.

II. As informações trazidas e trocadas interna e externamente permitem ao processo comunicacional estruturar as convenientes ligações entre o microssistema interno e o macrossistema social e analisar as pressões do meio ambiente.

III. A comunicação é extremamente importante nas organizações que precisam lidar com a incerteza.

IV. O processo comunicacional de uma organização é um processo relacional entre indivíduos, setores e unidades.

Assinale a alternativa correta.

Tomada a decisão de se realizar um evento e considerando que já ocorreu a sua idealização, o profissional da área é acionado para conceber e gerenciar as fases do planejamento do evento. Para a elaboração de um pré-projeto que indicará a viabilidade do evento, algumas informações devem ser coletadas e descritas num documento denominado briefing. Tais informações devem buscar respostas para quatro questões:

deve ser feito - objeto, formato, viabilidade econômica/financeira

deve ser feito - estratégias operacionais para a organização e a implantação do evento

deve ser feito - sensibilização do público-alvo

finalidade – motivo da realização e objetivos

Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.