Na etapa de regularização é feita a verificação se a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde àquela efetivamente entregue.

A etapa de entrada de materiais pode ser originada da devolução parcial ou total do material ao fornecedor. Nesse caso, a aceitação foi parcial ou, simplesmente, o material não foi aceito.

Na etapa de conferência qualitativa é feita a verificação de se as especificações técnicas do objeto entregue estão de acordo com as solicitadas pelo setor de compras (dimensões, marcas, modelos etc.).

Na regularização, o “recebedor" assina no documento fiscal que acompanha o material, apenas para fins de comprovação da data de entrega.