O uso de categorias é importante na elaboração de linguagens de indexação porque permite selecionar e incorporar, na linguagem, os termos presentes em documentos.

A indexação pode ser realizada por profissionais do próprio sistema de informação com o uso de vocabulários controlados, de forma colaborativa, com uso de linguagem natural ou por procedimentos automáticos. Observa-se que a indexação colaborativa vem sendo adotada por algumas redes internacionais, como meio de agregar valor aos sistemas.

Como atividade integrante do tratamento temático da informação documental, a indexação tem por finalidade conhecer o conteúdo de documentos, identificando termos que representem seu assunto, com o objetivo de referenciá-los para uma melhor recuperação da informação em catálogos e sistemas de recuperação da informação.

Com o objetivo de encontrar facilidade em fazer uma indexação, é necessário que o bibliotecário estabeleça alguns parâmetros para a facilitação do seu trabalho, estes parâmetros são denominados de política de indexação.