a informação é um conhecimento inscrito ou gravado sob a forma escrita impressa ou digital, oral ou audiovisual, feita por meio de um sistema de signos, que é um elemento da linguagem que associa um significante a um significado.

a documentação comporta um elemento de sentido, sendo um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem inscrita em um suporte espacial-temporal, em formato impresso, sinal elétrico, onda sonora e outros.

o fluxo da informação, por ser estático, reforça a estrutura da documentação na conjunção do fenômeno informacional e temporal, possibilitando a circulação de consideráveis quantidades de informação por unidade de tempo.

a documentação, em sua abordagem expandida, se define como uma medida da organização de um sistema, de uma mensagem, de um ser vivo ou na ordem das moléculas em um recipiente que contenha um líquido ou um gás.

a informação estruturada é conceituada por ser uma nova tecnologia que busca recorrer a um conjunto de técnicas convencionais da organização e análise de documentos com base nos livros e demais tipos documentais.