Nos sistemas de recuperação da informação, a indexação é voltada à extração de termos ou códigos de indexação. No armazenamento dos sistemas de recuperação da informação, é dispensável o uso do computador para gravar tanto os arquivos de documentos quanto os arquivos de índices.

O processo de recuperação da informação possui fases com características e funções próprias. Podem ser identificadas, as seguintes fases, segundo Cardoso (2004, p. 5): “passagens, expansão de consultas, filtragem de informação, categorização e extração da informação e sua visualização.”

Os sistemas de recuperação da informação podem ser definidos como um conjunto de operações consecutivas executadas para localizar, dentro da totalidade de informações disponíveis, aquelas realmente relevantes. Para isso, executam as funções de seleção, análise, indexação e busca das informações.

São sistemas físicos que visam à recuperação da informação somente em catálogos.