Administrar o material de uma instituição é uma tarefa da maior importância. Nenhuma organização funciona sem matéria-prima, equipamentos, produtos, peças de manutenção e materiais de escritório, que precisam ser guardados, conservados e movimentados de um setor para outro. Materiais de consumo interno, como, por exemplo, papel, clipes, canetas, tinta para impressora, artigos de limpeza etc., devem ser mantidos em quantidades suficientes para atender às necessidades vigentes. O almoxarifado guarda os materiais de consumo interno e(ou) externo indispensáveis para o cotidiano da organização. Assim, o planejamento de estoque é fundamental, em razão do fluxo de entrada e saída de materiais. A gestão de estoques afeta diversas áreas da instituição, pois, diante da impossibilidade de se prever sua demanda, há a necessidade de se manter materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização, quando necessária. Para a aquisição desses materiais de consumo ou de uso permanente e para a contratação de obras, serviços de terceiros, alienação de bem público, locação, arrendamento, concessão ou permissão de uso de um bem público ou de um serviço desejado, há a necessidade, na Administração Pública, de um processo administrativo denominado licitação, que, em resumo, é a busca da melhor proposta para certo negócio.