Os fatores que afetam a qualidade da indexação estão ligados ao indexador, ao vocabulário, ao documento, ao processo e à unidade indexadora. Os fatores relativos ao vocabulário incluem ambiguidade, especificidade, produtividade, exaustividade, conteúdo, linguagem e política de indexação.

A indexação, como operação de representação descritiva, compreende um processo composto de dois estágios: o analítico, em que ocorre a identificação e a seleção de conceitos, e o estágio de tradução, que consiste na representação de conceitos por termos de uma linguagem de indexação.

Linguagens de indexação abrangem vocabulários controlados e sistemas de classificação, assim como as regras para a sua aplicação. Uma linguagem de indexação é usada para representar os conceitos contidos em documentos e para recuperar esses documentos em sistemas de informação.

Falhas na indexação podem ocorrer tanto na fase de análise conceitual quanto na fase de tradução, afetando a qualidade da recuperação. Quando um indexador deixa de atribuir a um documento um determinado termo que deveria ter sido atribuído, ocorrerão deficiências na precisão.

A estrutura dos vocabulários controlados mostra diferentes tipos de relacionamento entre os termos. Por exemplo, as listas de cabeçalhos de assunto incluem os seguintes tipos de relacionamento: controle de ambiguidade, controle de sinonímia e relações hierárquicas.